A használható rendszerhez teljes bevezetési ajánlat kell
A vállalkozás kiválaszt egy ígéretes szoftvert, a bemutatón minden szükségesnek tűnő funkció látható, és az ár is beleférhet a tervezett finanszírozásba. Az A-24 ajánlat értékelése itt még nem ér véget. Meg kell határozni, mi kerül ténylegesen bevezetésre, mely szakmai és műszaki követelményeket teljesíti, és hogyan bizonyítható a használata. Ezek nélkül az ajánlatból nehéz megítélni a projekt vállalhatóságát.
A DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 keretében a digitális megoldásnak a vállalkozás munkájában kell működnie, és a vállalt fejlődést is igazolhatóvá kell tennie. A felhívás ezért a fejlesztési irányokhoz részletes követelményeket rendel. Az ajánlatkérés alapja a hivatalos digitális felmérés, a tervezett célterület és a napi munkában megoldandó feladat. A beszállítói ár ezekhez a konkrét vállalásokhoz kapcsolódva értékelhető.
A programkód és a célterület legyen egyértelmű
A weboldal, a webáruház, az ügyfélkapcsolat-kezelés, a vállalatirányítás vagy az e-számlázás több pályázatban is szerepelhet. Az azonos megnevezés azonban eltérő funkciókat és bevezetési feladatokat takarhat. Az ajánlatkérésben ezért az A-24 pontos programkódját és a választott célterületet kell megadni. A beszállító így az adott követelménylistához tudja hozzárendelni a kínált megoldás tartalmát.
Az A-24 felhívás 5. melléklete részletezi a szakmai és műszaki követelményeket. Ebből kell kiindulni akkor is, ha a vállalkozás már ismer egy másik DIMOP programhoz összeállított termékcsomagot. A korábbi csomag hasznos kiindulópont lehet, de az ajánlatot az A-24 szabályai szerint kell ellenőrizni. A kötelező funkciókról készített megfeleltetés megmutatja, mi rendelkezésre álló képesség, mi beállítási feladat, és hol szükséges további munka vagy másik rendszer bevonása.
A szállítói lista és a konkrét megoldás megfelelése együtt számít
A felhívás számos szoftveres célterületnél minősített szállítói listáról és minősített megoldás alkalmazásáról rendelkezik. Az ajánlat értékelésénél a vállalkozásnak ezért a szállítói státuszt és az adott termék vagy szolgáltatás megfelelését is ellenőriznie kell. A beszállító általános referenciái vagy egy jól ismert terméknév nem igazolják automatikusan a konkrét A-24 beszerzés elfogadhatóságát.
Az ellenőrzéshez az adott célterület előírását, a minősített kínálatot és a saját projektre adott ajánlatot kell együtt áttekinteni. A beszerzési dokumentumokból legyen azonosítható a szállító, a megoldás és az ajánlott tartalom. Ha a megfelelő tétel vagy besorolás nem egyértelmű, még a megrendelés előtt szükséges tisztázni. Egy keresés eredményhiánya önmagában nem alapoz meg szabad beszállítóválasztást.
A szállítói függetlenség és a piaci ár igazolása szintén a beszerzéshez tartozik. A felhívás kizárási és elszámolási szabályait a tényleges tulajdonosi kapcsolatokkal és az ajánlati feltételekkel együtt kell vizsgálni. Az összehasonlítható ajánlatok ugyanarra a műszaki tartalomra, időtartamra és átadásra vonatkoznak. Így a vállalkozás azt látja, mennyibe kerül az a teljesítés, amelyet a projektben valóban meg kíván rendelni.
Az e-számlázás jól mutatja, miért kevés a terméknév
Az A-24 e-számlázási célterületének követelményei a kimenő számla elkészítésénél szélesebb pénzügyi működést fednek le. A bejövő számlák kezelése és a számlajóváhagyási folyamat is szerepel a mellékletben. A jóváhagyás itt azt jelenti, hogy a beérkező számlát a kijelölt munkatársak ellenőrzik, és a belső jogosultságok szerinti döntés után kerülhet a kifizetésre váró tételek közé. Ez vállalati pénzügyi feladat, amelyet sok cég az ERP rendszerében kezel.
A számlakiállító rendszer és a vállalatirányítás ezért együtt is része lehet a tervezett megoldásnak, de az integráció és a teljes követelménylista megfelelését ellenőrizni kell. Az A-24 célterületének megfelelése a teljes bevezetett megoldásra vonatkozik. A számlázási API a számlázó más rendszerekből történő elérését biztosító programozói felület. Megléte önmagában nem bizonyítja, hogy a bejövőszámla-kezelés, a jóváhagyás és minden további előírás teljesül.
A konkrét forráshely az összevont 5. melléklet PDF-jének 99. oldala, a helyi oldalszámozás szerinti 6. oldal: az 5/11. melléklet 4. pontja a számlajóváhagyási folyamat, a 2. pont a bejövőszámla-kezelés. Az előző oldali bevezető minden kötelező funkcionális szempont teljesítését előírja. Az ajánlatban ezért egyértelműen szerepeljen, melyik rendszer biztosítja az egyes képességeket, és ki állítja be az összekapcsolást.
A bevezetési munkát és a kapcsolódó költségeket is nevesítsük
A megfelelő szoftver kiválasztása után adatokat kell előkészíteni, jogosultságokat beállítani és munkatársakat betanítani. Ezek a feladatok határozzák meg, hogy a rendszer mennyi idő alatt válik használhatóvá. Az ajánlatban ezért a hozzáférés vagy licenc mellett a bevezetés konkrét tartalma is szerepeljen: mely adatokat veszi át a beszállító, milyen beállításokat készít el, és mit kell a vállalkozásnak biztosítania.
A felhívás szerint a szoftveres és felhőalapú megoldások önállóan támogathatók, a kapcsolódó eszközök, bevezetési szolgáltatások és képzések pedig a digitális fejlesztés részeként kerülhetnek a projektbe. Az általános IT-üzemeltetés teljes díját ezért nem lehet pusztán a szolgáltatás neve alapján elszámolhatónak tekinteni. A kapcsolódást, az egyes költségkategóriák korlátait és a tényleges szakmai tartalmat a költségtervben kell megvizsgálni.
Előfizetésnél legyen ismert a szolgáltatási időszak kezdete és vége, a felhasználók köre, valamint a támogatott időszak utáni működtetés költsége. A vállalkozás így előre tud dönteni a fenntartható használatról. Ha több rendszer kerül bevezetésre, a hozzáférések, integrációk és támogatási felelősségek megosztását is rögzíteni kell, hogy az átadás után egyértelmű legyen, kitől kérhető segítség.
Az átadás és a digitális fejlődés igazolását együtt tervezzük
A projekt végén a szoftver rendelkezésre állása mellett a vállalt digitális fejlődést is igazolni kell. Nagyon alacsony kiinduló szintről legalább alacsony szintre kell eljutni, alacsony szintről legalább 1 pont növekedés szükséges. A felhívás könyvvizsgálói jelentést ír elő az eredmény alátámasztására. A megfeleléshez ezért a rendszer tényleges használatáról és a teljesült mérési szempontokról is gondoskodni kell.
A beszállítóval még a szerződés előtt egyeztessük az átadandó dokumentumokat és a vállalkozás feladatait. Az átadás-átvétel, a beállítások és jogosultságok rögzítése, a használati feltételek és a betanítás dokumentálása a konkrét tétel előírásaihoz igazodjon. A szükséges bizonyítékok körét a hivatalos követelmények alapján kell összeállítani; utólag nehéz pótolni, ami a bevezetés során nem került rögzítésre.
Az eredményességi feltételek elmaradásához a felhívás visszakövetelést kapcsol. A vállalkozás ezért a projekt tervezésében ellenőrizze, hogy a választott megoldások elérik-e a szükséges digitális fejlődést, és a használatukhoz rendelkezésre áll-e a tudás és a belső felelős. A teljesítés akkor válik áttekinthetővé, ha a szerződés, a ténylegesen működő rendszer és az igazolások ugyanazokat a vállalásokat fedik le.
Egyértelmű ajánlatból lehet felelős megrendelés
Az ajánlat véglegesítésekor legyen világos a programkód, a célterület, a teljes műszaki tartalom, a minősítés, a díj, az időtartam és az átadás. A projektkezdés szabályát is ellenőrizni kell: az A-24-ben a kölcsönkérelem benyújtása előtt megkezdett projekt kizárt. A vállalkozás ezért a meglévő szerződéseket és megrendeléseket is áttekinti, mielőtt kötelezettséget vállal a kivitelezésre.
A jól előkészített ajánlat üzleti és pályázati szempontból is használható döntési alap. Megmutatja, melyik napi feladatot könnyíti meg a rendszer, ki vezeti be, milyen költséggel jár, és hogyan ellenőrizhető az eredmény. A finanszírozási előkészítés és a beszállítói egyeztetés ezekre a konkrét adatokra támaszkodhat, a végleges elfogadhatóságot pedig a hivatalos feltételekkel együtt kell vizsgálni.
