A támogatás után következik a megvalósítás
Megérkezik a kedvező támogatási döntés, és a vállalkozás előtt új kérdések állnak. Kitől rendelhető meg a fejlesztés? Kötelező-e annál maradni, aki a pályázat előkészítésében segített? Elég-e egy ajánlatban szereplő cégnév, vagy a szolgáltatás tartalmát is ellenőrizni kell? A támogatás elnyerése után ezek a döntések határozzák meg, hogy a vállalt fejlesztésből használható megoldás lesz-e.
Az első kapaszkodó a támogatói okirat és a jóváhagyott projekt tartalma. Ezekből induljon ki a beszállító keresése: mely fejlesztési célokat vállalta a vállalkozás, milyen összetevőkkel, és milyen megvalósítási határidővel. Így az ajánlatokat ugyanahhoz a feladathoz lehet mérni. Egy vonzó szolgáltatásnév vagy kedvező ár önmagában még nem mutatja meg, hogy az ajánlat lefedi-e a vállalásokat.
A DIMOP Plusz-1.2.6/B-26 a Budapesten kívüli, a DIMOP Plusz-1.2.6/C-26 a budapesti megvalósítási helyszínhez kapcsolódó kiírás. Az itt bemutatott beszállítói alapszabályok mindkettőben szerepelnek. Az ajánlatkeresésnél azonban a saját projekt pontos kódját kell választani, a szerződés és az elszámolás feltételeit pedig az ahhoz tartozó dokumentumok alapján szükséges ellenőrizni.
A pályázati tanácsadó és a beszállító eltérő feladatot lát el
A pályázati tanácsadó az előkészítésben és a pályázati ügyintézésben segíthet. A beszállító a választott terméket vagy szolgáltatást biztosítja, és a szerződése szerint részt vesz a megvalósításban. A két szerepet ugyanaz a cég is elláthatja, de ettől még külön kell tisztázni, milyen munkára szól a megbízása. Az előkészítésben való közreműködés önmagában nem jelenti, hogy minden fejlesztést ugyanattól a cégtől kell beszerezni.
Más által előkészített pályázathoz is lehet megvalósítási ajánlatot kérni a megfelelő minősített kínálatból. Ha már létrejött beszállítói szerződés, annak tartalmát, kötelezettségeit és módosítási feltételeit előbb át kell nézni. A jóváhagyott szakmai tartalom változását is külön kell kezelni. A beszállítóválasztás lehetősége ezért a meglévő megállapodásokkal és a projekt vállalásaival együtt értelmezhető.
Az ajánlatkéréshez érdemes összekészíteni a megvalósításhoz szükséges projektadatokat és a vállalt fejlesztési célokat. Egy beszállító ezek alapján tudja megmondani, mely feladatokat vállalja, mihez kér további információt, és mit kell más szereplővel egyeztetni. Így már az első válaszokból láthatóvá válik, mennyire érti a konkrét megrendelést.
Hol találhatók a DIMOP beszállítók és a minősített ajánlatok?
A kereséshez a Magyar Kereskedelmi és Iparkamara Vállalkozz digitálisan portálja ad nyilvános kiindulópontot. A szállítói listában cégek között lehet böngészni, a pályázati ajánlatkeresőben pedig a kiíráshoz kapcsolódó kínálatot lehet megismerni. A két felület eltérő kérdésre válaszol: az egyik a szállító megismerését, a másik a konkrét pályázati ajánlat keresését segíti.
A B-26 és C-26 felhívás szerint a választott komplex fejlesztés összetevőit, ha elérhetők az akkreditált IKT-szállítói listán és a minősített termékkatalógusban, kizárólag erről a listáról kell beszerezni. Az IKT az információs és kommunikációs technológiákat jelöli: ide tartoznak a vállalkozás digitális működését szolgáló megoldások. A beszerzésnél ezért a szállítói státusz és az adott ajánlat megfelelése egyaránt számít.
Keressünk a projekt pontos kódjával és a vállalt fejlesztési céllal. A DIMOP név több konstrukciót takar, így egy másik kiíráshoz kapcsolódó találat könnyen félrevezethet. Ha megvan a megfelelő kínálat, a beszállítótól a saját projektre szabott, teljes tartalmú ajánlatot érdemes kérni. Az ajánlatban szerepeljen, hogy melyik feladatot melyik szolgáltatás teljesíti.
A szolgáltatás neve mellett a teljes fejlesztési célt ellenőrizzük
A felhívások minden választott fejlesztési cél kötelező összetevőinek teljesítését előírják. A részletes követelményeket a fejlesztési célokat és összetevőiket bemutató 2. melléklet tartalmazza. Egy általános megnevezés, például a weboldal vagy az üzleti email, ezért még nem elegendő a megfelelés megállapításához. Meg kell nézni, pontosan mit kell biztosítani az adott cél eléréséhez, és ebből mit tartalmaz az ajánlat.
Az összehasonlítás akkor hasznos, ha minden ajánlatnál ugyanazokat a kérdéseket tesszük fel. Benne van-e a bevezetés? Ki végzi a szükséges beállításokat? Milyen időszakra szól a szolgáltatás? Mi készül el az átadásig, és mi marad a vállalkozás feladata? Ezek gyakorlati szempontok az ajánlat megértéséhez; az adott fejlesztés pályázati minimumát továbbra is a melléklet határozza meg.
A hiányzó összetevő könnyen csak a megvalósítás közben derül ki. Ilyenkor új díj, további egyeztetés vagy késedelem jelentkezhet. Érdemes ezért írásban összerendelni a vállalt fejlesztési célt, annak kötelező tartalmát és az ajánlat tételeit. Ebből a vállalkozás és a szállító számára is világos lesz, milyen teljesítésre szól a megrendelés.
Egy vagy több beszállítóval valósuljon meg a projekt?
Az MKIK közös B-26 és C-26 ügyfélfiók-kézikönyve több szállító bevonásának lehetőségét is bemutatja. Ha az egyik szállító kínálata nem fedi le a kiválasztott fejlesztéseket, a fennmaradó tételekhez másik szállító adható hozzá. A vállalt fejlesztési célok teljes lefedése ilyenkor is szükséges.
Egy beszállítóval egyszerűbb lehet az egyeztetés, ha minden szükséges feladathoz megvan a megfelelő kínálata és szaktudása. Több cég bevonása akkor lehet célszerű, ha eltérő területeken erősebbek, vagy a projekt teljes tartalma így fedhető le. A döntéshez az ajánlatok tartalma mellett azt is nézzük meg, ki felel a szolgáltatások közötti kapcsolódásokért.
Több szereplőnél legyen írásban rögzítve, ki biztosítja a hozzáféréseket, ki végez beállítást, ki segít az induláskor, és ki adja át a teljesítést alátámasztó dokumentumokat. Ha például az egyik cég szolgáltatását a másiknak kell beállítania, ennek időzítését már a szerződés előtt egyeztessük. Így elkerülhető, hogy az induláskor mindenki a másik vállalására várjon.
Mit tegyünk, ha nincs megfelelő katalógustalálat?
Egy sikertelen keresés után először a pontos terméket, a pályázati besorolást és a szállító visszajelzését érdemes ellenőrizni. A találat hiányát okozhatja a választott szűrő vagy az is, hogy más megnevezéssel szerepel a keresett megoldás. A B-26 és C-26 felhívás a katalógusból elérhető összetevőknél írja elő a listáról történő beszerzést. Ha valóban nincs megfelelő katalógustétel, a további beszerzés feltételeit a konkrét projektnél még megrendelés előtt tisztázni kell.
A szakmai követelmények és a szállítói függetlenség vizsgálata ekkor is szükséges. Egy megszokott partner vagy ismerős cége esetén ugyanúgy át kell nézni a felhívás függetlenségi szabályait. A keresés eredménye, a választott ajánlat és a projekt megfelelése együtt ad alapot a döntéshez; egy üres találati oldalból önmagában nem következik a beszerzés elfogadhatósága.
Mit tisztázzunk megrendelés előtt?
A végleges ajánlatból és a szerződésből legyen egyértelmű a teljes tartalom, az ár, a szolgáltatás időtartama és az átadás módja. Előfizetésnél az is számít, mikor kezdődik a használat, és milyen költség merül fel a vállalt időszak után. Az igazolások átadását már ekkor érdemes egyeztetni, mert a pályázati teljesítéshez az adott tételnél előírt bizonyítékokra is szükség lesz.
- A pontos B-26 vagy C-26 kiíráshoz és a jóváhagyott fejlesztési célhoz tartozik az ajánlat?
- Lefedi a cél összes kötelező összetevőjét, és világos, ki biztosítja az egyes feladatokat?
- Egyértelmű az ár nettó vagy bruttó jellege, a mennyiség, az időtartam és a külön díjas kiegészítések köre?
- Rögzített a bevezetés, az átadás és a szükséges hozzáférések biztosítása?
- Egyeztetett a teljesítés igazolása, az indulás utáni segítség és a későbbi üzemeltetés felelőse?
- Áttekintett a meglévő szerződések és a szállítói függetlenség feltételrendszere?
A szállítói ajánlati ár és a pályázati egységköltség két külön adat. Az előbbi azt mutatja meg, mennyit kér a cég a konkrét teljesítésért; az utóbbi a felhívás szerinti elszámolás alapja, amelyhez meghatározott teljesítés és igazolás tartozik. Az összehasonlításnál ezeket a megítélt támogatással és a saját forrással együtt kell áttekinteni. Az ajánlat értékelését ezért a pontos tartalommal kezdjük, majd ugyanarra a teljesítésre nézzük meg a pénzügyi feltételeket.
A jóváhagyott projektből induljon az ajánlatkérés
A beszállítóválasztás akkor ad biztos kiindulópontot, ha a vállalkozás tudja, mit vállalt, a beszállító pedig pontosan leírja, ebből mit és milyen feltételekkel valósít meg. A minősített kínálatból is a konkrét projekthez illő ajánlatot kell kiválasztani. Ez megkönnyíti a megrendelést, a feladatok összehangolását és a későbbi teljesítés ellenőrzését.
