A beszállító fizetési határidejét már megrendelés előtt tervezzük meg
Megérkezik a kedvező támogatási döntés, a beszállító pedig küldi a szerződést és a fizetési ütemezést. A fejlesztés elindulhat, de a vállalkozásnak addig is fizetnie kell, amíg az elszámolás alapján megérkezik a támogatás. Az előleg ezt az időszakot segíthet áthidalni. Akkor használható jól, ha az összegéhez előre társul olyan teljesítés és dokumentáció, amely határidőre benyújtható.
A DIMOP Plusz-1.2.6/B-26 a Budapesten kívüli, a DIMOP Plusz-1.2.6/C-26 a budapesti megvalósítási helyszínhez kapcsolódó kiírás. Mindkét felhívás lehetővé teszi a támogatási előleget, és azonos előlegmértéket, valamint határidős támogatástartalmat ír elő. Az igényléshez és az időközi elszámoláshoz ugyanakkor a saját projekt okiratát, költségvetését és alkalmazandó feltételeit kell alapul venni.
Az előleggel együtt érdemes megtervezni a beszállítói fizetést, az önerőt és az igazolások elkészülését. Ha a pályázatot más készítette elő, ezekről a megvalósítás elején vele is egyeztessünk. Egy vállalt szállítási nap vagy előfizetési időszak csak akkor segíti a finanszírozást, ha az ahhoz kapcsolódó teljesítés az adott kérelemben elszámolható is.
Az előleg felső határa a megítélt támogatás 25%-a
Az igényelhető támogatási előleg legfeljebb a megítélt támogatás 25%-a. A számítás tehát a támogatói okiratban szereplő támogatási összegből indul. A teljes projektköltség vagy a beszállítói ajánlat végösszege más összeget jelenthet, ezért azokat ne használjuk automatikusan az előleg alapjaként.
Például 12 000 000 Ft megítélt támogatás mellett legfeljebb 3 000 000 Ft előleg igényelhető. Ez szemléltető számítás. A ténylegesen szükséges összeget a fizetési ütemhez és a határidőre igazolható teljesítésekhez mérjük; a felső határ önmagában nem mutatja meg, hogy a projektben mekkora előleg célszerű.
Az előleg a már megítélt támogatás része. A későbbi elszámolás során figyelembe kell venni, így a projekt végén nem adódik hozzá új támogatásként a teljes összeghez. A pénzügyi tervben ezért külön soron követhető a megítélt támogatás, a kifizetett előleg és a későbbi kifizetés.
A támogatási értesítés után külön előlegkérelem szükséges
Az előleg kifizetéséhez hatályos támogatói okirat, külön előlegkérelem és megfelelő dokumentáció szükséges. Biztosítéknyújtási kötelezettség esetén annak teljesítését is igazolni kell. Az értesítés kézhezvétele önmagában nem indítja el a pénz folyósítását.
A felhívások szerint az önerő rendelkezésre állását legkésőbb az előlegigényléskor vagy az első kifizetési kérelem benyújtásakor igazolni kell. A projekthez szükséges pénz ezért már az igénylés előkészítésekor legyen áttekinthető. Az elszámolható alap támogatáson felüli része mellett a nem finanszírozott tételekkel és a tényleges szállítói árakkal is számolni kell.
A pályázati ügyintézővel a konkrét okirat alapján egyeztessük a kérelem tartalmát és mellékleteit. A beszállítóval közben rögzítsük, mikor kell fizetni, mikor kerül sor az átadásra, és mikorra készülnek el a kapcsolódó iratok. A két ütemezés együtt mutatja meg, hogy az előleg valóban fedezetet ad-e a tervezett beszerzéshez.
A 12 hónapot az előleg tényleges kifizetésétől számítsuk
A kifizetett előleg, vagy az első részletének kifizetésétől számított 12 hónapon belül időközi kifizetési kérelmet kell benyújtani. A kérelem támogatástartalmának el kell érnie a kifizetett előleg legalább 60%-át. Ez az előleghez kapcsolódó határidő; a projekt megvalósítási határidejét ettől külön kell követni.
A támogatástartalom az elszámolható teljesítésre jutó támogatási összeg. Az egységköltség szerint igazolható tételekből először az elszámolási alap áll össze, erre alkalmazzuk a jóváhagyott támogatási arányt. A beszállítónak ténylegesen kifizetett ár ettől eltérhet, ezért a banki költés összege önmagában még nem bizonyítja a szükséges támogatástartalmat.
Jegyezzük fel az előleg kifizetési dátumát, és az időközi kérelem előkészítését a határidő elé ütemezzük. A szállítói átadás, az eszközök üzembe helyezése és a dokumentumok összegyűjtése időt igényelhet. Az elszámolás előkészítése így a beszerzéssel együtt halad, és a hiányzó iratok is időben pótolhatók.
3 000 000 Ft előleghez legalább 1 800 000 Ft támogatástartalom szükséges
A 3 000 000 Ft kifizetett előleg példájában a 60%-os küszöb 1 800 000 Ft támogatástartalom. Ha a projektben jóváhagyott támogatási arány 90%, akkor ehhez 2 000 000 Ft egységköltség szerinti elszámolási alap tartozik: 2 000 000 × 0,90 = 1 800 000. A példában a támogatási arány feltételezés; a saját projektnél az okirat aránya az irányadó.
A számított alapot megfelelően teljesített, az időközi kérelemben benyújtható tételeknek kell kiadniuk. Egy tervezett, de még át nem adott beszerzés vagy egy nem megfelelően igazolt tétel nem kezelhető úgy, mint az elfogadott teljesítés. A finanszírozási tervben külön kövessük a megrendelt, átadott, benyújtott és elfogadott tételeket.
Az időközi kérelem tételeit az előleg előtt tisztázzuk
A B-26 hivatalos GYIK-je szerint időközi kifizetési kérelemben csak eszközköltség számolható el. Előleg esetén az időközi kérelmet a GYIK is szükségesnek nevezi. A hardverbeszerzés ütemezése ezért közvetlenül kapcsolódik az előleg igazolhatóságához.
A C-26 projektnél a saját kiíráshoz tartozó időközi benyújthatóságot külön egyeztessük a pályázati ügyintézővel. A B-26 GYIK-je egy másik kiírás dokumentuma. Induló szolgáltatások havi díjaira addig ne épüljön az előleg határidős elszámolása, amíg azok időközi benyújthatósága nincs tisztázva.
Eszköznél a felhívás szerinti eszköznyilvántartást és kapcsolódó dokumentumot kell biztosítani. Az egyes bejegyzésekhez üzembe helyezési okmány, ennek hiányában az előírt alternatíva szükséges. Webáruházas beszerzésnél üzembe helyezési jegyzőkönyv vagy állományba vételi bizonylat kell. A minimumparamétereket el nem érő eszközre a kapcsolódó egységköltség nem számolható el.
Az újraigénylést a kérelmek számára vonatkozó szabállyal együtt tervezzük
A felhívások főszabály szerint 1 időközi és 1 záró kifizetési kérelmet engednek. Ha az időközi kérelemben valamely tételt elutasítanak, az egyszer ismét benyújtható egy második időközi kérelemben. A szokásos ütemezést ezért az első időközi benyújtásra kell előkészíteni.
Részben vagy teljesen elszámolt előleg a felhívásban meghatározott mértékig újra igényelhető. Ezt a lehetőséget a kérelmek számára vonatkozó szabállyal és az adott elszámolás állapotával együtt kell értékelni. Újraigénylés előtt tisztázzuk, mely összeggel történt meg az elszámolás, és hogyan illeszkedik az új kérelem a projekt hátralévő üteméhez.
A határidős benyújtás mellett az ellenőrzés eredménye is számít. A rendeltetésszerű felhasználás feltétele, hogy az időközi kérelem megfeleljen az ellenőrzési szempontoknak, és az Irányító Hatóság az alátámasztás egy részét vagy egészét jóváhagyja. Egy beadott, de hiányos vagy elutasított kérelem ezért még nem tekinthető lezárt elszámolásnak.
A visszafizetendő összeg nagyobb lehet a 60%-hoz hiányzó résznél
Ha a szükséges támogatástartalmú kérelem nem érkezik be határidőre, a felhívás visszafizetést ír elő. A visszafizetendő összeg a kifizetett előleg és a bizonylatokkal alátámasztott, elszámolásra benyújtott összeg különbözete. A felhívás példájában 100 Ft előleg és csak 25 Ft támogatástartalmú benyújtás esetén 75 Ft az előírt visszafizetés. Ezt a szabályt a teljes előlegre kell számítani.
Nem rendeltetésszerű felhasználás esetén a felhívás a teljes előleg visszafizetését írja elő. A határidő és a bizonyítékok követése ezért ugyanúgy része a finanszírozásnak, mint a beszállítói számlák ütemezése. A teljesítés igazolását már az átadáskor gyűjtsük össze, és a kérelemben benyújtott tételek elbírálását is kövessük.
Az előleggel teljesen legkésőbb a záró kifizetési kérelemben kell elszámolni, elfogadott, alátámasztott költséggel. Az el nem számolt előleget visszakövetelik. A zárás pénzügyi tervéhez így a korábban folyósított összegek és az elfogadott teljesítés egyaránt szükséges.
Az előleg összegéhez rendeljünk fizetést, teljesítést és határidőt
A jó finanszírozási tervből látható, mikor kell fizetni a beszállítónak, mennyi pénz áll rendelkezésre, és mikorra igazolható az elszámolásba kerülő teljesítés. Az előleg igénylése előtt ezek kerüljenek közös ütemezésbe. A bizonytalan tételt vagy dokumentumot ekkor lehet a legkönnyebben tisztázni.
