A megrendelés a jóváhagyott projektből induljon ki
Megérkezik a kedvező támogatási értesítés, a beszállító pedig küldi az ajánlatot. Végre elindulhat a fejlesztés, amelyre a vállalkozás készült. Az aláírás előtt azonban érdemes egymás mellé tenni az ajánlatot és a jóváhagyott projektet: ugyanazt a teljesítést tartalmazzák, ugyanarra az időszakra, a szükséges igazolásokkal együtt? Egy hiányzó bevezetési feladat vagy rosszul időzített szolgáltatás később új költséget és késedelmet okozhat.
A pályázat előkészítése óta változhatott a vállalkozás igénye, a kínált szolgáltatás vagy a beszállító ütemezése. A támogatott projekt vállalásait ezért a végleges megrendelés előtt újra át kell tekinteni. Így már az ajánlatkérésben világossá válik, minek kell elkészülnie, ki végzi el a kapcsolódó feladatokat, és mikorra kell működnie a megoldásnak.
A DIMOP Plusz-1.2.6/B-26 a Budapesten kívüli, a DIMOP Plusz-1.2.6/C-26 a budapesti megvalósítási helyszínhez kapcsolódó kiírás. Az itt bemutatott ellenőrzések mindkettő nyerteseinek fontosak; a hivatkozott megvalósítási és jelentéskészítési előírások mindkét felhívásban szerepelnek. A konkrét megrendelést mindig a saját kiíráshoz, támogatói okirathoz és jóváhagyott projektadatokhoz kell mérni.
Mely iratokat vegyük elő az ajánlatkéréshez?
A támogatói okirat mellett szükség van a jóváhagyott szakmai tartalomra és a költségvetésre is. Ezek együtt mutatják meg, mely fejlesztési célokat vállalta a vállalkozás, milyen tartalommal és milyen pénzügyi kerettel. Az okiratban szereplő feltételeket és hatálybalépést is nézzük át. Egy korábbi szállítói ajánlatból önmagában nem feltétlenül derül ki minden vállalás.
Ha a pályázatot más készítette elő, a megvalósításhoz szükséges iratokat vele is egyeztessük. Legyen egyértelmű, melyik változatot hagyták jóvá, és mely feltételeket kell a megvalósítás során teljesíteni. A jóváhagyott tartalomról a vállalkozás és a beszállító ugyanabból a dokumentumból dolgozzon, hogy egy korábbi tervezet ne vezessen eltérő megrendeléshez.
Az ajánlatkéréshez készítsünk áttekintést a vállalt célokról, a szükséges összetevőkről és a megvalósítás dátumairól. Minden fejlesztésnél legyen látható, mit kell biztosítani a beszállítónak, és mi marad a vállalkozás feladata. Ebből az is kiderülhet, hogy szükséges-e másik szállítót bevonni vagy a bevezetés ütemezését előbb tisztázni.
A fejlesztési cél minden kötelező összetevője számít
A fejlesztési cél az elérendő eredményt nevezi meg. A hozzá tartozó összetevők határozzák meg, milyen megoldásokkal és milyen követelmények szerint kell azt teljesíteni. A B-26 és C-26 felhívás minden választott cél összes kötelező összetevőjét előírja; a részletes feltételeket a 2. melléklet tartalmazza. Egy szolgáltatás általános megnevezése ezért még nem mutatja meg, hogy a teljes vállalás megvalósul-e.
Rendeljük hozzá az ajánlat minden tételét a megfelelő fejlesztési célhoz és összetevőhöz. Ha valamely követelményhez nincs szállítói vállalás vagy kijelölt felelős, még megrendelés előtt tisztázni kell, hogyan teljesül. A bevezetés, a szükséges beállítások és a szolgáltatás használatba vétele ugyanúgy legyen áttekinthető, mint maga a beszerzett megoldás.
A digitális intenzitás azt fejezi ki, mennyire használ digitális megoldásokat a vállalkozás. A projektben vállalt fejlődést a záráskor igazolni kell. Az ajánlat értékelésénél ezért azt is nézzük meg, hogy a megrendelt megoldás a vállalt eredmény elérését segíti-e, és milyen bizonyíték támasztja majd alá a működését.
A határidőket a megfelelő eseménytől számítsuk
A támogatási értesítés dátuma, az okirat hatálybalépése, a projekt megkezdése és a fizikai befejezés eltérő események. A hozzájuk kapcsolódó határidőket külön kell feljegyezni. A projekt megkezdése akár korábbi is lehet a támogatási döntésnél: a felhívások a támogatási kérelem benyújtását követő naptól saját felelősségre megengedik az indulást. A tényleges kezdést ezért az iratokból ellenőrizzük.
Mindkét felhívás a megkezdéstől számított legfeljebb 24 hónapot ad a fizikai befejezésre, és 2028. szeptember 30-át jelöli meg végső határidőként. A saját projekt jóváhagyott befejezési dátumát is meg kell nézni, mert az korábbi lehet. A beszállítóval olyan ütemezésben állapodjunk meg, amelyben a bevezetés, az átadás és minden vállalt feladat is elkészülhet addig.
A fizikai befejezéshez az összes támogatott tevékenységnek az előírások szerint teljesülnie kell. A pénzügyi befejezéshez a kapcsolódó számlák kifizetése is szükséges. A záró kifizetési kérelem benyújtásának végső határideje a fizikai befejezést követő 60. nap. A teljesítés átvételét, az igazolások beszerzését és a záráshoz szükséges ügyintézést ehhez igazítva érdemes megszervezni.
A Jelentéshez már az induláskor egyeztetés kellhet
A digitális fejlődést és a szakmai teljesítést igazoló Jelentést a felhívásban meghatározott szereplő készítheti el. A megfelelő kiállító a projekt vállalásaitól függ; a felhívás 17–18. oldalán szereplő táblázat alapján kell kiválasztani. A Magyar Kereskedelmi és Iparkamara, röviden MKIK, a Digitális Kormányzati Fejlesztés és Projektmenedzsment Kft., röviden DKF, illetve a könyvvizsgáló lehetőségei külön feltételekhez kötöttek.
Ha a feladatot az MKIK vagy a DKF végzi, a támogatói okirat hatálybalépését követő 90 napon belül fel kell venni a kapcsolatot az érintett szervezettel a Jelentés készítési ütemtervének elkészítéséhez. Ez a kapcsolatfelvétel határideje. A projekt zárásakor elkészítendő Jelentésre már ilyenkor érdemes felkészülni, hogy a vállalkozás ismerje a szükséges lépéseket és bizonyítékokat.
Az egyeztetett ütemtervet az Irányító Hatóság részére, az EPTK pályázati felületén e-Posta küldeményként kell benyújtani. Legyen kijelölt felelőse a kapcsolatfelvételnek és a benyújtásnak is. A felhívás szerinti kimeneti digitálisintenzitás-felmérésnek a fizikai befejezéskor fennálló állapotot kell tükröznie, így a megoldások tényleges működését és használatát a megvalósítás során is követni kell.
Az ajánlatból derüljön ki, ki mit és mikorra vállal
A végleges ajánlatban legyen világos a szolgáltatás teljes tartalma, mennyisége, időszaka és a bevezetés feladata. Egyeztessük a szükséges hozzáférések biztosítását, a beállításokat, az átadás módját és az átadandó igazolásokat. Így a teljesítés ellenőrizhető lesz, és a vállalkozás is tudja, mivel kell előkészülnie az induláshoz.
Több beszállító esetén a kapcsolódó feladatok felelőseit is nevezzük meg. Ha egy szolgáltatás beállításához másik cég közreműködése szükséges, az időzítést velük együtt kell egyeztetni. A megrendelések külön-külön is illeszkedjenek a projektbe, és együtt fedjék le az összes vállalt összetevőt.
Eltérés esetén a beszállítói megállapodás mellett a pályázati feltételeket is tisztázni kell. A szakmai, műszaki, költségvetési, jogosultsági vagy támogathatósági feltételt érintő változást a rendelet szerint a tudomásszerzéstől számított 8 napon belül be kell jelenteni az Irányító Hatóságnak. Az azonos vagy jobb műszaki megoldás bejelentése is szükséges, bár ilyen esetben nem feltétlenül kell támogatási szerződést módosítani. A konkrét teendőt még megrendelés előtt egyeztessük a pályázati ügyintézővel.
A teljesítés igazolását előre egyeztessük
A pályázati teljesítéshez a szolgáltatás működését és a vállalt eredményt is alá kell támasztani. A 2. melléklet tételenként mutatja be az elvárt dokumentumokat és bizonyítékokat. A szerződésben ezért rögzítsük, milyen igazolást ad át a beszállító, mikor kerül erre sor, és ki őrzi meg a kapcsolódó iratokat.
Az igazolások gyűjtése a megvalósítással együtt haladjon. Az átadáskor még könnyen tisztázható a hiányzó dokumentum vagy a teljesítés egy részlete; a zárás közeledtével ugyanez már több egyeztetést igényelhet. A rendezett bizonyítékok segítik a kimeneti felmérést, a Jelentés elkészítését és a záró elszámolás összeállítását.
Mit ellenőrizzünk megrendelés előtt?
A megrendelés akkor készíthető elő megalapozottan, ha az ajánlat és a jóváhagyott vállalás egymás mellé tehető. A bizonytalan tartalmat, felelősséget vagy határidőt még az aláírás előtt tisztázzuk. Az ellenőrzéshez a következő kérdések adnak kiindulópontot.
- Rendelkezésre áll a támogatói okirat, a jóváhagyott szakmai tartalom és a költségvetés?
- Minden vállalt cél kötelező összetevőjéhez tartozik konkrét teljesítés és felelős?
- Ellenőrzött a projekt tényleges kezdése, jóváhagyott befejezése és az okirat hatálybalépése?
- Tisztázott, ki készítheti a Jelentést, és szükséges-e a korai kapcsolatfelvétel?
- Az ajánlat tartalma, időszaka, bevezetése és átadása illeszkedik a projekthez?
- Az eltérések pályázati kezelése és az igazolások átadása is egyeztetett?
