A dokumentumot akkor kérjük, amikor a teljesítés még ellenőrizhető
Elkészül a honlap, elindul az előfizetés, megérkezik a beszerzett eszköz. A vállalkozás használni kezdi, a projekt végén pedig kiderül, hogy az átadásról vagy a szolgáltatás időszakáról nincs megfelelő igazolás. A hiányzó iratot ilyenkor már nehezebb pótolni: másik munkatárs kezeli az ügyet, a beszállító pedig új megrendeléseken dolgozik. Ezért az igazolást a megrendelés és az átadás részeként tervezzük meg.
A DIMOP Plusz-1.2.6/B-26 a Budapesten kívüli, a C-26 a budapesti megvalósítási helyszínhez kapcsolódó kiírás. Mindkettőben a vállalt digitális fejlesztés teljesítését kell alátámasztani. Az egységköltséges elszámolás egyszerűsíti a pénzügyi dokumentumok benyújtását, de a működő eredményt és az elszámolt mennyiséget továbbra is igazolni kell.
Ha a pályázatot más készítette elő, a jóváhagyott összetevőket, mennyiségeket és időszakokat vele is egyeztessük. A beszállító ajánlata ezután illeszthető a vállaláshoz. Az átadásnál mindkét félnek ugyanazt kell értenie azon, hogy a honlap, a szolgáltatás vagy az eszköz elkészült és használatba vehető.
A melléklet három oszlopa együtt mutatja meg a teendőt
A 2. melléklet „Fejlesztési célok, eszközök” munkalapján a követelmény, a benyújtandó dokumentum és a validáció külön oszlopban szerepel. Az E oszlop a szakmai vagy műszaki tartalmat, az F oszlop a dokumentumot, a G oszlop az ellenőrzés módját nevezi meg. A validáció itt azt jelenti, hogy alátámasztható a működés, a teljesítés vagy az elszámolt mennyiség.
Egy összetevő átnézésénél először tisztázzuk az elvárt eredményt. Ezután nézzük meg az iratot, végül a mennyiség ellenőrzését. Ha egy szolgáltatás hónapra számolható el, a szerződés megléte mellett a teljesült időszak is számít. Ha felhasználónként és hónaponként szerepel, a felhasználók tényleges száma is a vizsgálat része.
A szerződésben ezért legyen azonosítható a szolgáltatás, a vállalt mennyiség, az időszak és az átadandó igazolás. Egy általános „informatikai szolgáltatás” megnevezésből később nehéz megállapítani, melyik jóváhagyott összetevőt teljesítette a beszállító. Az előzetes pontosítás az elszámolásnál is időt takarít meg.
A honlap működését és a havi szolgáltatásokat külön kövessük
A weboldal kialakításánál a melléklet szerződést, vagy annak hiányában visszaigazolt írásos megrendelőt, valamint a weboldal elérhetőségét kéri. A honlap működését a digitális szintemelkedés vizsgálatában ellenőrzik. A karbantartás, a webtárhely és az SSL tanúsítvány esetében a teljesült hónapok számát is validálni kell. Az SSL tanúsítvány a titkosított webes kapcsolatot teszi lehetővé.
Egy képernyőkép megmutathatja, hogy az oldal egy adott napon elérhető volt, de önmagában nem helyettesíti az előírt szerződést vagy megrendelőt. A havidíjas összetevők teljesítését sem bizonyítja végig. A működtetés kezdőnapját, időszakát és felelősét a szolgáltatóval már az átadás előtt rögzítsük.
Irodai előfizetésnél a tényleges felhasználók és a teljesült hónapok számítanak. A vállalatirányítási rendszer, vagyis ERP esetében ugyanezek mellett az előírt új modulok bevezetése és használata is szükséges. A felhasználói hozzáférések és a működő szolgáltatás ezért legyen ellenőrizhető; az elszámolt létszámot ne pusztán a megrendelt licencek alapján kezeljük.
A szakember teljesített óráiról külön igazolás szükséges
IKT-szakember igénybevételénél a melléklet szerződést és a teljesített órákról szóló igazolást kér. Itt az óra az elszámolás mértékegysége. A dokumentumból legyen követhető, mennyi munka teljesült a projekthez kapcsolódóan. A teljesített órák mellé az elvégzett feladat rövid leírása is hasznos, mert később könnyebben azonosítható, mi készült el.
A feladatnapló segíthet a munkák követésében, de az előírt teljesítésigazolást ettől még el kell készíteni. Érdemes előre megállapodni, ki állítja össze, ki ellenőrzi és ki írja alá az iratot. Az igazolás elkészülése így a teljesítéshez kapcsolódik, és nem a záró kérelem előtti utolsó napokra marad.
Az eszköznyilvántartás minden sorát kapcsoljuk az átadási irathoz
Tárgyi eszköznél a 3. melléklet szerinti eszköznyilvántartást kell benyújtani. A sablonban többek között az eszköz megnevezése, típusa vagy modellje, gyári száma vagy azonosítója, a megrendelés adatai, az üzembe helyezés dátuma és helye, a leltári szám és az alátámasztó dokumentum hivatkozása szerepel. A példasor helyére a tényleges beszerzés adatai kerüljenek; a minta nem termékajánlás.
A felhívás minden nyilvántartási sorhoz üzembe helyezési okmányt kér. Ennek hiányában szállítólevél, átadás-átvételi jegyzőkönyv vagy állományba vételi bizonylat lehet az alátámasztás. Webáruházból történő vásárlásnál külön előírás szerepel: üzembe helyezési jegyzőkönyv vagy állományba vételi bizonylat szükséges. A rendelés visszaigazolása és a számla önmagában ezért nem elég ehhez a pályázati igazoláshoz.
Átvételkor ellenőrizzük az azonosítókat és a minimum műszaki paramétereket is. Ha az eszköz nem éri el az előírt minimumot, a hozzá rendelt összeg nem elszámolható. A nyilvántartást és az üzembe helyezés dokumentumát a könyveléssel együtt rendezzük, hogy ugyanahhoz az eszközhöz ugyanazok az adatok tartozzanak.
A kimeneti mérést már a megvalósítás elején szervezzük meg
A projekt lezárásához a kimeneti digitálisintenzitás-mérés, a megfelelő szereplő által kiállított Jelentés és az alátámasztó dokumentumok is szükségesek. A mérés a fizikai befejezés napján fennálló állapotot tükrözi. Az átadott fejlesztésnek ezért ekkor az előírt módon működnie és használhatónak lennie kell.
Ha a Jelentést a Magyar Kereskedelmi és Iparkamara, azaz MKIK, vagy a Digitális Kormányzati Fejlesztés és Projektmenedzsment Kft., azaz DKF készíti, a Támogatói Okirat hatálybalépését követő 90 napon belül kapcsolatba kell lépni a szervezettel. Az egyeztetett jelentéskészítési ütemtervet az EPTK e-Posta felületén is be kell nyújtani. A megfelelő kiállítót a felhívás szerinti besorolás alapján válasszuk ki.
A dokumentumokat a vállalások szerint rendezzük: ugyanahhoz az összetevőhöz kerüljön a szerződés, az átadási irat és a használat igazolása. A saját képernyőképek és feljegyzések megkönnyíthetik az áttekintést, de nem váltják ki a kötelező mellékletet. A számviteli bizonylatokat továbbra is meg kell őrizni, még ha az egységköltség felmerülésének pénzügyi dokumentumait nem is kell benyújtani a kifizetési kérelemben.
A jól előkészített átadás végén legyen világos, mi teljesült, milyen mennyiségben, mely időszakra és milyen irattal igazolható. A hiányt ilyenkor lehet a legkönnyebben rendezni. A projekt végén már ezekből az ellenőrzött átadásokból áll össze a benyújtható dokumentáció.
